X

Свадебный координатор: вопросы, которые вы стеснялись задать

Как известно, в свадьбе, как мероприятии, участвуют самые разные профессионалы, каждый из которых несет ответственность за определенный организационный процесс или этап свадьбы. Если с декоратором, ведущим, стилистом и фотографом все понятно, то свадебный координатор — персонаж для многих таинственный, возможно не такой очевидный, как свадебный организатор. Тем не менее, он выполняет очень важную роль на свадьбе, а то, чем именно он занимается и нужен ли он именно вам на празднике, — разбираем ниже!

В первую очередь определимся с термином — кто такой свадебный координатор или распорядитель? В агентстве OK Wedding дают очень развернутое определение: это такой человек, который поминутно распишет весь ваш день, и проконтролирует выполнению любого задания от момента приезда визажиста и стилиста к невесте до окончания банкета и отъезда всех гостей по домам. Таким образом вы сможете освободить себя и своих близких от решения каких-то вопросов, которые могут возникнуть во время праздника. При работе с грамотным распорядителем вас не коснется ни один из сложных моментов, все что вам останется — отдыхать и наслаждаться вашей сказкой.

OK Wedding
Свадебное агентство Сладкая вата

Этапы

Работу свадебного распорядителя можно разделить на три этапа: накануне свадьбы, во время свадьбы и после праздника. Хотя «звездный час» свадебного координатора наступает накануне свадьбы, но работать он начинает за 1-2 недели до мероприятия, как отмечает организатор Ксения Миронова — в это время координатор готовит всю необходимую документацию (тайминги, сценарные планы, инструкции для подрядчиков), а также обзванивает и инструктирует специалистов, которые будут работать на свадьба.

Свадебное агентство Ксении Мироновой

Накануне. Когда тайминги уже согласованы, все специалисты проинструктированы, а до свадьбы остается один день, то свадебный координатор помогает невесте в организации собственного времени перед свадьбой для достижения наилучшего внешнего вида и настроения в день свадьбы. А также проверяет готовность места проведения банкета к торжеству за день до свадьбы и непосредственно перед банкетом.

В день свадьбы. Перед тем, как на место свадьбы прибудут вы и ваши гости, координатор следит за выполнением всех необходимых работ на площадке — украшение, настройка оборудования, приготовление блюд.

Свадебное агентство Ксении Мироновой

К моменту прибытия гостей наступает видимая часть работы координатора, так как в его обязанности входит встреча гостей, ответы на все интересующие их вопросы по зонам и местам на свадьбе. Затем распорядитель координирует движения и рассадку гостей в зоне выездной регистрации, а также соблюдение церемонии (порядок выхода мам, подружек и друзей молодоженов и самих героев дня). После завершения церемонии координатор следит за: организацией фотосессии, организацией процесса перемещения мебели из зоны выездной церемонии в банкетный зал, размещением гостей на банкете.

Свадебный координатор следит за выполнением программы выступления артистов, за организацией питания свадебным специалистам, а также помогает ведущему во время конкурсов и контролирует вынос свадебного торта.

OK Wedding

В конце праздника. В тот момент, когда все уже устали, гости начинают постепенно разъезжаться (за чем обязательно следит координатор во избежание накладок), свадебный распорядитель рассчитывается со свадебными специалистами. Для этого нужно не позднее 3х дней до мероприятия передать координатору копии договоров со всеми свадебными специалистами, расписку о передаче полномочий по этим договорам и необходимую для расчетов сумму денежных средств.

На финальном этапе работы координатор следит за демонтажем конструкций и декора.

“Love Me Tender” Weddings

Организация работы

Хорошо, если вашу первую встречу со свадебным координатором вы проведете там, где планируется проводить торжество, замечают в агентстве Love Me Tender. В этом случае вы сразу сможете обсудить схему рассадки гостей, согласовать вопросы по меню и подаче блюд с банкетной службой, решить организационные вопросы с администрацией ресторана. Более того, если вы забронировали свадебного координатора заранее, то будет уместно указать контакты специалиста в приглашении, тогда никакие организационные вопросы с гостями (как добраться, что подарить, во сколько будет торт и в какой цветовой гамме одеться и т.п.) не омрачат вашей подготовки к свадьбе, все это возьмет на себя свадебный координатор. Стоит однако учитывать, что свадебный координатор не несет ответственности за качество предоставляемых услуг подрядчиками, которых вы выбрали самостоятельно. Поэтому будьте на 100% уверены в тех специалистах, которых вы нанимаете для своего праздника!

“Love Me Tender” Weddings
“Love Me Tender” Weddings

Выбор свадебного координатора

В первую очередь ваш свадебный координатор должен внушать спокойствие и уверенность. Задайте ему при встрече несколько провокационных вопросов из разряда «А что если… ?» и сразу поймете, готовы ли вы доверить контроль такого важного события этому человеку. Количество свадебных координаторов на свадьбе зависит от количества развлекательных номеров на свадебном вечере и количества гостей. В среднем на свадьбе с выездной церемонией при количестве гостей до 50 человек работают 2 координатора. Также количество зависит и от конфигурации площадки (количество этажей, удаленность задействованных локаций друг от друга), количества зон, которые единовременно необходимо контролировать.

OK wedding
Свадебное агентство Сладкая вата

Для того, чтобы развеять ваши сомнения о необходимости этого специалиста для вашей свадьбы, в агентстве Сладкая Вата приводят пример того, что может делать свадебный организатор помимо прописанных в договоре услуг. На одной из свадеб, организованной агентством, координаторы решали вопросы с неработающим электричеством, организовывали хостелы для иностранных гостей, решали вопросы с трансфером и решали еще множество вопросов, о которых молодожены не подозревали — на свадьбе все прошло гладко и все было вовремя!

Свадебное агентство Сладкая вата

В этом и заключается работа профессионального свадебного координатора. Если на своем празднике вы не хотите думать ни о чем, кроме вашего счастья, тогда не раздумывайте — свадебный координатор подарит вам то спокойствие, которое вы заслуживаете в этот особенный день!

Связаться с компаниями, которые указаны в статье:

Вам понравилась эта статья? Поделитесь ей

Написать комментарий

Работаете в свадебной сфере?
Если вы свадебный профессионал, Zankyou дает возможность, чтобы о ваших услугах узнали тысячи пар, готовящихся к свадьбе в 19 странах. Больше информации