Свадебный координатор: вопросы, которые вы стеснялись задать

Как известно, в свадьбе, как мероприятии, участвуют самые разные профессионалы, каждый из которых несет ответственность за определенный организационный процесс или этап свадьбы. Если с декоратором, ведущим, стилистом и фотографом все понятно, то свадебный координатор — персонаж для многих таинственный, возможно не такой очевидный, как свадебный организатор. Тем не менее, он выполняет очень важную роль на свадьбе, а то, чем именно он занимается и нужен ли он именно вам на празднике, — разбираем ниже!

В первую очередь определимся с термином — кто такой свадебный координатор или распорядитель? В агентстве OK Wedding дают очень развернутое определение: это такой человек, который поминутно распишет весь ваш день и проконтролирует выполнению любого задания от момента приезда визажиста и стилиста к невесте до окончания банкета и отъезда всех гостей по домам. Таким образом вы сможете освободить себя и своих близких от решения каких-то вопросов, которые могут возникнуть во время праздника. При работе с грамотным распорядителем вас не коснется ни один из сложных моментов, все что вам останется — отдыхать и наслаждаться вашей сказкой.

OK Wedding

Этапы

Работу свадебного распорядителя можно разделить на три этапа: накануне свадьбы, во время свадьбы и после праздника. Хотя «звездный час» свадебного координатора наступает накануне свадьбы, но работать он начинает за 1-2 недели до мероприятия, как отмечает организатор Ксения Миронова — в это время координатор готовит всю необходимую документацию (тайминги, сценарные планы, инструкции для подрядчиков), а также обзванивает и инструктирует специалистов, которые будут работать на свадьбе.

Свадебное агентство Ксении Мироновой

Накануне. Когда тайминги уже согласованы, все специалисты проинструктированы, а до свадьбы остается один день, то свадебный координатор помогает невесте в организации собственного времени перед свадьбой для достижения наилучшего внешнего вида и настроения в день свадьбы. А также проверяет готовность места проведения банкета к торжеству за день до свадьбы и непосредственно перед банкетом.

В день свадьбы. Перед тем, как на место свадьбы прибудут вы и ваши гости, координатор следит за выполнением всех необходимых работ на площадке — украшение, настройка оборудования, приготовление блюд.

Свадебное агентство Ксении Мироновой

Что именно входит в обязанности свадебного координатора в день свадьбы, рассказывают в агентстве Два Апельсина. 

Контроль всей логистики до банкета: приезд стилиста, букета, фотографа, оператора и других специалистов.

Подготовка площадки к мероприятию: приезд декораторов, менеджеров звукового оборудования, контроль графика монтажа, проверка готовности зон и сервировки.

Во время фотосъемки с вами должен быть человек, который, прежде всего, подарит вам спокойствие и возможность наслаждаться друг другом, а не отвлекаться на контроль времени съемки и маршрут, общение и согласование любых деталей с менеджерами мест для фотосъемки (ресторан, студия и т.д.).

Встреча гостей на площадке, контроль работы ведущего на фуршете, подготовка гостей к встрече с молодоженами.

Работа с артистами во время банкета (время и количество выходов, их размещение и питание), настройка проигрывания видео или фото историй, оплата работы всех специалистов, контроль дополнительных заказов гостей, сдача площадки после завершения вечера.

Агентство Два Апельсина
Агентство Два Апельсина

В конце праздника свадебный распорядитель расплачивается с подрядчиками, как отмечено выше. Для этого нужно не позднее 3х дней до мероприятия передать координатору копии договоров со всеми свадебными специалистами, расписку о передаче полномочий по этим договорам и необходимую для расчетов сумму денежных средств.

На финальном этапе работы координатор следит за демонтажем конструкций и декора.

“Love Me Tender” Weddings

Организация работы

Хорошо, если вашу первую встречу со свадебным координатором вы проведете там, где планируется проводить торжество, замечают в агентстве Love Me Tender. В этом случае вы сразу сможете обсудить схему рассадки гостей, согласовать вопросы по меню и подаче блюд с банкетной службой, решить организационные вопросы с администрацией ресторана. Более того, если вы забронировали свадебного координатора заранее, то будет уместно указать контакты специалиста в приглашении, тогда никакие организационные вопросы с гостями (как добраться, что подарить, во сколько будет торт и в какой цветовой гамме одеться и т.п.) не омрачат вашей подготовки к свадьбе, все это возьмет на себя свадебный координатор. Стоит однако учитывать, что свадебный координатор не несет ответственности за качество предоставляемых услуг подрядчиками, которых вы выбрали самостоятельно. Поэтому будьте на 100% уверены в тех специалистах, которых вы нанимаете для своего праздника!

“Love Me Tender” Weddings

Выбор свадебного координатора

В первую очередь ваш свадебный координатор должен внушать спокойствие и уверенность. В агентстве iMarry работу свадебного распорядителя считают одним из залогов успешного проведения свадьбы, потому что это освобождает невесту от обязанностей, которые ей совершенно ни к чему в этот важный день. «Никто не в состоянии уследить за тысячей мелочей, и при этом оставаться спокойным и расслабленным. Для невесты важнее всего вступить в семейную жизнь счастливой, а в день свадьбы излучать красоту и спокойствие. Поэтому доверьте заботы об организации праздника свадебному распорядителю – или, по крайней мере, какую-то их часть. Доверившись профи, вы получите свадьбу своей мечты, в то время, как сами сможете отвлечься и сохранить душевное равновесие».

Агентство iMarry

Как понять, внушает ли профессионал уверенность? Задайте ему при встрече несколько провокационных вопросов из разряда «А что если… ?» и сразу поймете, готовы ли вы доверить контроль такого важного события этому человеку. Количество свадебных координаторов на свадьбе зависит от количества развлекательных номеров на свадебном вечере и количества гостей. В среднем на свадьбе с выездной церемонией при количестве гостей до 50 человек работают 2 координатора. Также количество зависит и от конфигурации площадки (количество этажей, удаленность задействованных локаций друг от друга), количества зон, которые единовременно необходимо контролировать.

OK Wedding

На случай форс-мажоров

Помимо контроля над всем происходящим в свадебный день у координатора всегда с собой «набор первой помощи», о чем рассказывают в агентстве Сказка Project. Что именно находится в сумке свадебного координатора?

Аптечка. Без нее никуда. Кто-то отравился, заболела голова, поранил палец – ничто не должно омрачить праздник. Обычно в аптечку кладутся: успокоительные, обезболивающие, антигистаминное, мезим, бинт, йод, пластырь и бутылочка воды.

Женские мелочи. За них вам скажут спасибо все девушки, начиная от невесты и заканчивая гостями праздника. Обязательно берем с собой: зеркало, расческу, невидимки, лак для волос, пудру, матирующие салфетки, дезодорант, колготки, средства гигиены, прозрачный лак для ногтей, пилку для ногтей и большую упаковку влажных салфеток.

Канцелярские принадлежности. Всегда нужно будет что-то обрезать, подклеить, спрятать, скрепить и тд. Поэтому кладем с свой чемоданчик следующие вещи: скотч, двусторонний скотч, клей, ножницы, чистые листы бумаги, степлер, несколько конвертов для денег.

Полезности и нужности. Никогда не знаешь что именно понадобится в определенный момент праздника, однако, можно постараться предугадать. С вероятностью 80% вам также понадобятся: батарейки, удлинитель, зарядка для телефона, флешка, отпариватель, ролик ля одежды, зонт, мужские носки, губка для обуви и зажигалка.

По опыту работу многих свадебных координаторов можно точно сказать, что без подобного «волшебного чемоданчика» практически не обойтись. Он ни раз выручал молодожен и их гостей.

Сказка Project
Сказка Project

В этом и заключается работа профессионального свадебного координатора. Если на своем празднике вы не хотите думать ни о чем, кроме вашего счастья, тогда не раздумывайте — свадебный координатор подарит вам то спокойствие, которое вы заслуживаете в этот особенный день!

Свяжитесь с подрядчиками, указанными в данной статье

Комментарии (1)

Написать комментарий

Mario Feliciello
«Истинный» портрет вашей свадьбы, с фотографиями Марио Feliciello!
Если вы желаете найти ненавязчивого талантливого фотографа для лучшего дня вашей жизни, професионнальный фотограф Марио Feliciello будет правильным выбором.
Самые оригинальные идеи для свадебной фотосессии!
Самые оригинальные идеи для свадебной фотосессии!
Сегодня мы с вами рассмотрим самые необыкновенные идеи для свадебной фотосессии.Хотели бы вы, чтобы именно ваша праздничная фотография отличалась необычным дизайном или придерживалась уникального стиля?
Feerique Event & Emotions
Как выбрать свадебного фотографа?
Мы часто говорили: «Подходите к выбору фотографа со всей ответственностью». Но как же именно — что учесть, на что обратить внимание, что должно насторожить? Сегодня - именно об этом
Вы хотите добавить вашу компанию в каталог Zankyou?
Если вы свадебный профессионал, Zankyou дает возможность, чтобы о ваших услугах узнали тысячи пар, готовящихся к свадьбе в более чем 23 странах мира. Больше информации