Свадебный координатор: вопросы, которые вы стеснялись задать

Как известно, в свадьбе, как мероприятии, участвуют самые разные профессионалы, каждый из которых несет ответственность за определенный организационный процесс или этап свадьбы. Если с декоратором, ведущим, стилистом и фотографом все понятно, то свадебный координатор — персонаж для многих таинственный, возможно не такой очевидный, как свадебный организатор. Тем не менее, он выполняет очень важную роль на свадьбе, а то, чем именно он занимается и нужен ли он именно вам на празднике, — разбираем ниже!

В первую очередь определимся с термином — кто такой свадебный координатор или распорядитель? В агентстве OK Wedding дают очень развернутое определение: это такой человек, который поминутно распишет весь ваш день и проконтролирует выполнению любого задания от момента приезда визажиста и стилиста к невесте до окончания банкета и отъезда всех гостей по домам. Таким образом вы сможете освободить себя и своих близких от решения каких-то вопросов, которые могут возникнуть во время праздника. При работе с грамотным распорядителем вас не коснется ни один из сложных моментов, все что вам останется — отдыхать и наслаждаться вашей сказкой.

OK Wedding

Этапы

Работу свадебного распорядителя можно разделить на три этапа: накануне свадьбы, во время свадьбы и после праздника. Хотя «звездный час» свадебного координатора наступает накануне свадьбы, но работать он начинает за 1-2 недели до мероприятия, как отмечает организатор Ксения Миронова — в это время координатор готовит всю необходимую документацию (тайминги, сценарные планы, инструкции для подрядчиков), а также обзванивает и инструктирует специалистов, которые будут работать на свадьбе.

Свадебное агентство Ксении Мироновой

Накануне. Когда тайминги уже согласованы, все специалисты проинструктированы, а до свадьбы остается один день, то свадебный координатор помогает невесте в организации собственного времени перед свадьбой для достижения наилучшего внешнего вида и настроения в день свадьбы. А также проверяет готовность места проведения банкета к торжеству за день до свадьбы и непосредственно перед банкетом.

В день свадьбы. Перед тем, как на место свадьбы прибудут вы и ваши гости, координатор следит за выполнением всех необходимых работ на площадке — украшение, настройка оборудования, приготовление блюд.

Свадебное агентство Ксении Мироновой

Что именно входит в обязанности свадебного координатора в день свадьбы, рассказывают в агентстве Два Апельсина. 

Контроль всей логистики до банкета: приезд стилиста, букета, фотографа, оператора и других специалистов.

Подготовка площадки к мероприятию: приезд декораторов, менеджеров звукового оборудования, контроль графика монтажа, проверка готовности зон и сервировки.

Во время фотосъемки с вами должен быть человек, который, прежде всего, подарит вам спокойствие и возможность наслаждаться друг другом, а не отвлекаться на контроль времени съемки и маршрут, общение и согласование любых деталей с менеджерами мест для фотосъемки (ресторан, студия и т.д.).

Встреча гостей на площадке, контроль работы ведущего на фуршете, подготовка гостей к встрече с молодоженами.

Работа с артистами во время банкета (время и количество выходов, их размещение и питание), настройка проигрывания видео или фото историй, оплата работы всех специалистов, контроль дополнительных заказов гостей, сдача площадки после завершения вечера.

Агентство Два Апельсина
Агентство Два Апельсина

В конце праздника свадебный распорядитель расплачивается с подрядчиками, как отмечено выше. Для этого нужно не позднее 3х дней до мероприятия передать координатору копии договоров со всеми свадебными специалистами, расписку о передаче полномочий по этим договорам и необходимую для расчетов сумму денежных средств.

На финальном этапе работы координатор следит за демонтажем конструкций и декора.

“Love Me Tender” Weddings

Организация работы

Хорошо, если вашу первую встречу со свадебным координатором вы проведете там, где планируется проводить торжество, замечают в агентстве Love Me Tender. В этом случае вы сразу сможете обсудить схему рассадки гостей, согласовать вопросы по меню и подаче блюд с банкетной службой, решить организационные вопросы с администрацией ресторана. Более того, если вы забронировали свадебного координатора заранее, то будет уместно указать контакты специалиста в приглашении, тогда никакие организационные вопросы с гостями (как добраться, что подарить, во сколько будет торт и в какой цветовой гамме одеться и т.п.) не омрачат вашей подготовки к свадьбе, все это возьмет на себя свадебный координатор. Стоит однако учитывать, что свадебный координатор не несет ответственности за качество предоставляемых услуг подрядчиками, которых вы выбрали самостоятельно. Поэтому будьте на 100% уверены в тех специалистах, которых вы нанимаете для своего праздника!

“Love Me Tender” Weddings

Выбор свадебного координатора

В первую очередь ваш свадебный координатор должен внушать спокойствие и уверенность. В агентстве iMarry работу свадебного распорядителя считают одним из залогов успешного проведения свадьбы, потому что это освобождает невесту от обязанностей, которые ей совершенно ни к чему в этот важный день. «Никто не в состоянии уследить за тысячей мелочей, и при этом оставаться спокойным и расслабленным. Для невесты важнее всего вступить в семейную жизнь счастливой, а в день свадьбы излучать красоту и спокойствие. Поэтому доверьте заботы об организации праздника свадебному распорядителю – или, по крайней мере, какую-то их часть. Доверившись профи, вы получите свадьбу своей мечты, в то время, как сами сможете отвлечься и сохранить душевное равновесие».

Агентство iMarry

Как понять, внушает ли профессионал уверенность? Задайте ему при встрече несколько провокационных вопросов из разряда «А что если… ?» и сразу поймете, готовы ли вы доверить контроль такого важного события этому человеку. Количество свадебных координаторов на свадьбе зависит от количества развлекательных номеров на свадебном вечере и количества гостей. В среднем на свадьбе с выездной церемонией при количестве гостей до 50 человек работают 2 координатора. Также количество зависит и от конфигурации площадки (количество этажей, удаленность задействованных локаций друг от друга), количества зон, которые единовременно необходимо контролировать.

OK Wedding

На случай форс-мажоров

Помимо контроля над всем происходящим в свадебный день у координатора всегда с собой «набор первой помощи», о чем рассказывают в агентстве Сказка Project. Что именно находится в сумке свадебного координатора?

Аптечка. Без нее никуда. Кто-то отравился, заболела голова, поранил палец – ничто не должно омрачить праздник. Обычно в аптечку кладутся: успокоительные, обезболивающие, антигистаминное, мезим, бинт, йод, пластырь и бутылочка воды.

Женские мелочи. За них вам скажут спасибо все девушки, начиная от невесты и заканчивая гостями праздника. Обязательно берем с собой: зеркало, расческу, невидимки, лак для волос, пудру, матирующие салфетки, дезодорант, колготки, средства гигиены, прозрачный лак для ногтей, пилку для ногтей и большую упаковку влажных салфеток.

Канцелярские принадлежности. Всегда нужно будет что-то обрезать, подклеить, спрятать, скрепить и тд. Поэтому кладем с свой чемоданчик следующие вещи: скотч, двусторонний скотч, клей, ножницы, чистые листы бумаги, степлер, несколько конвертов для денег.

Полезности и нужности. Никогда не знаешь что именно понадобится в определенный момент праздника, однако, можно постараться предугадать. С вероятностью 80% вам также понадобятся: батарейки, удлинитель, зарядка для телефона, флешка, отпариватель, ролик ля одежды, зонт, мужские носки, губка для обуви и зажигалка.

По опыту работу многих свадебных координаторов можно точно сказать, что без подобного «волшебного чемоданчика» практически не обойтись. Он ни раз выручал молодожен и их гостей.

Сказка Project
Сказка Project

В этом и заключается работа профессионального свадебного координатора. Если на своем празднике вы не хотите думать ни о чем, кроме вашего счастья, тогда не раздумывайте — свадебный координатор подарит вам то спокойствие, которое вы заслуживаете в этот особенный день!

Свяжитесь с подрядчиками, указанными в данной статье

Написать комментарий

Организация: PEONY studio
Как познакомить гостей на свадьбе? Советы и рекомендации профессионалов!
Так как свадебное торжество - это праздник, который объединяет две семьи, то его вполне можно описать, как объединение двух миров, в каждом из которых существуют свои истории, традиции, круг общения, друзья и родственники. Как познакомить гостей на свадьбе? Советы и рекомендации профессионалов!
Фотограф Андрей Нестеров
Самостоятельная организация свадьбы: советы и рекомендации профессионалов!
"Как организовать свадьбу самостоятельно?", - данный вопрос волнует большинство пар, которые собираются связать себя узами брака. С чего начать и чему уделить особое внимание?Самостоятельная организация свадьбы: советы и рекомендации профессионалов!
Свадебное агенство "Карамель"
Нюансы, о которых необходимо помнить всегда: советы свадебных организаторов!
Свадебный организатор - это тот самый человек, который отвечает за организационные моменты на вашем торжестве, занимается координацией молодоженов, подбирает свадебных подрядчиков. Нюансы, о которых необходимо помнить всегда: советы свадебных организаторов!
Вы хотите добавить вашу компанию в каталог Zankyou?
Если вы свадебный профессионал, Zankyou дает возможность, чтобы о ваших услугах узнали тысячи пар, готовящихся к свадьбе в более чем 23 странах мира. Больше информации